Il Ministero dell’Interno, con il parere n. 11510 del 3 aprile 2026, chiarisce che il consigliere comunale può accedere al fascicolo personale di un dipendente collocato in quiescenza, ma a condizioni precise. L’Ente è tenuto a rilasciare gli atti richiesti procedendo però all’oscuramento dei dati sensibili, e solo qualora la richiesta nasca da un’effettiva esigenza connessa all’espletamento del mandato consiliare.
Il diritto di accesso ex art. 43, comma 2, del TUEL, pur più ampio rispetto all’accesso ordinario, non è assoluto: deve porsi in rapporto di strumentalità con la funzione di indirizzo e controllo politico-amministrativo e rispettare i principi di proporzionalità, limitazione della finalità e minimizzazione dei dati (art. 5 GDPR). Resta inoltre opportuna una preventiva informativa all’ex dipendente, il cui fascicolo potrebbe contenere dati privati la cui ostensione rischierebbe di arrecare danno a terzi.
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Indice
Il caso
Il segretario comunale ha chiesto un avviso al Ministero a fronte della richiesta di un consigliere comunale di accedere al fascicolo personale di un dipendente collocato in quiescenza.
Il quesito verteva su due aspetti: se l’ostensione fosse legittima e se, in tal caso, fosse necessaria una preventiva informativa all’ex dipendente interessato.
La pronuncia
La Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi richiama l’orientamento consolidato: l’art. 43, comma 2, del TUEL riconosce al consigliere un’ampia potestà di accesso, ma il diritto va letto in stretto rapporto con l’art. 42, in chiave di strumentalità rispetto alla funzione di indirizzo e controllo politico-amministrativo. Non basta dunque rivestire la carica: la domanda deve muovere da un’effettiva esigenza connessa al mandato (Consiglio di Stato, sent. n. 4792/2021).
La riservatezza non è opponibile al consigliere, tenuto al segreto d’ufficio (Consiglio di Stato, sent. n. 2189/2023), ma il bilanciamento con la tutela dei terzi si realizza tramite la “mascheratura” dei nominativi e di ogni dato identificativo. Il Garante Privacy (parere n. 353/2023) richiama i principi di limitazione della finalità e minimizzazione dei dati (art. 5 GDPR).
Il Ministero conclude che l’Ente può rilasciare quanto richiesto con l’oscuramento dei dati sensibili, purché la richiesta nasca da un’effettiva esigenza di mandato. Inoltre, ritiene opportuno informare preventivamente l’ex dipendente, poiché il fascicolo potrebbe contenere dati privati la cui ostensione potrebbe arrecare danno a terzi.
Le ricadute pratiche
Gli Enti non possono respingere in via generale la richiesta del consigliere, ma devono verificare il nesso di strumentalità con il mandato e procedere all’ostensione previo oscuramento dei dati identificativi e sensibili.
La quiescenza del dipendente non riduce la tutela della sua riservatezza: l’Amministrazione è chiamata a una preventiva informativa all’interessato, a garanzia del corretto bilanciamento tra trasparenza dell’azione consiliare e protezione dei dati personali dei terzi.
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