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Lo smart working nelle pubbliche amministrazioni resilienti che trasformano le avversità in opportunità

Approfondimento di Carla Franchini e Lorenzo Spataro

Le Linee di indirizzo per l'applicazione del lavoro agile nelle Province

Il percorso verso lo smart working nella PA è ancora all’inizio, infatti, in Italia prima della pandemia del COVID-19 (nuovo Coronavirus) se tra le grandi aziende la percentuale di chi aveva avviato iniziative strutturate di smart-working si attestava intorno al 60%, nella PA questa percentuale rappresentava solo il 10%.In quest’ultimo mese, invece, il Coronavirus ha agito come catalizzatore di un cambiamento nel modus operandi di molti lavoratori pubblici e privati, costringendoli a riadattare la propria quotidianità entro i confini delle mura domestiche. Ad oggi sarebbero 8 milioni gli italiani che stanno telelavorando da casa(1). A fine marzo le pubbliche amministrazioni hanno portato circa il 90% del personale in lavoro smart. Da casa i lavoratori, grazie a software gestionali, piattaforme e servizi di social collaboration, riescono a partecipare a riunioni online, webinar e meeting aziendali.

Lo smart working è un modello di organizzazione del lavoro fondato sulla fiducia e meno sul controllo, sugli obiettivi e meno sugli adempimenti, sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati, si tratta di una “rivoluzione culturale”, che richiede tempo per essere metabolizzata.
Lo smart working si propone di trasformare la PA incrementando il professionismo digitale, fondato sull’accrescimento della reputazione dell’Amministrazione per cui si lavora, sull’immedesimazione del dipendente con i destinatari dei servizi e sull’orientamento al risultato della cultura organizzativa.
Tale approccio si fonda sulla capacità delle organizzazioni di ripensare i propri flussi di lavoro e le dinamiche organizzative collegate, su un nuovo stile di leadership improntato non sul controllo visivo, ma sulla responsabilizzazione del singolo, su aggiornate competenze digitali, di project management e su una diversa concezione di equilibrio vita-lavoro, enfatizzando gli aspetti collaborativi della propria amministrazione, rispetto all’identificazione nelle strutture gerarchiche.
L’adozione di queste misure organizzative e il raggiungimento degli obiettivi descritti costituiscono oggetto di valutazione nell’ambito dei percorsi di misurazione della performance sia organizzativa che individuale all’interno di ogni ente.

Cosa occorre davvero alla PA per rendere veramente efficiente e collaborativo il lavoro smart?
La risposta è tutt’altro che semplice, perché gli aspetti sono molteplici.
Gli attori protagonisti di questo processo sono indiscutibilmente due: il diritto e la tecnologia. E i risultati si otterranno solo se questi mondi, così diversi, si muoveranno sempre di più all’unisono, l’uno nella consapevolezza dell’altro.
La PA deve imparare ad essere semplice, disegnando nuovi  processi. E per questo è necessario un intervento di revisione massiva dei procedimenti in essere e dei singoli processi, prevedendo procedure amministrative digitali in ogni ambito, tali da rendere possibile l’accesso ai servizi con ogni tipologia di device. E’ altresì necessario assicurare la completa digitalizzazione dei flussi documentali sin dalla fase della genetica, vale a dire produzione nativa digitale.
Uno dei problemi più annosi da affrontare, infatti, è quello dell’unificazione e omogeneizzazione degli archivi esistenti, sovente distribuiti su più sedi territoriali, strutturare le informazioni scambiate tramite email, gestire grandi moli di documenti, la ricerca dei fascicoli e i workflow, archiviare e conservare i documenti a norma, mettere in sicurezza gli accessi e, in generale, ottenere una gestione sicura delle informazioni sensibili in ottemperanza al GDPR.
Condividere in modo semplice e sicuro il patrimonio informativo dell’Ente, in particolare documenti e contenuti digitali, può contribuire concretamente allo sviluppo e allo snellimento delle attività amministrative quindi una maggiore efficienza della Pubblica Amministrazione.

Sono almeno 8 le sfide fondamentali che le PA in smart-working dovranno affrontare: collaborazione, organizzazione, accessibilità di documenti e informazioni, definizione degli obiettivi e misurazione dell’efficacia di processi (decisamente più immediata e facilmente enumerabile con la digitalizzazione) condivisione nelle relazioni digitalidematerializzazione, sicurezza, e archivistica.
Per favorire la diffusione dello smart-working emerge come centrale il tema della comunicazione, sia interna che esterna, attraverso la diffusione e la conoscenza delle “best practice” realizzate.
Una spinta propulsiva determinante sarà certamente costituita dal benessere organizzativo dei lavoratori derivante dalla conciliazione tra tempi di vita e di lavoro.  Lavorando da casa, infatti, si riesce a gestire meglio il proprio equilibrio casa – lavoro, valorizzando il tempo a disposizione e abbattendo i costi legati agli spostamenti.

L’introduzione dello smart working, impattando sul benessere e sulla qualità della vita dei propri dipendenti, può essere considerata una misura di welfare aziendale pubblico e si riflette così in positivo anche sulla produttività e quindi sull’efficienza e sull’efficacia dell’attività amministrativa. Ci sono poi altri aspetti di profonda innovazione che vanno sottolineati, sia per i lavoratori che per le amministrazioni come ad esempio:la valorizzazione delle risorse umane e la responsabilizzazione. Ci si concentra sui risultati del lavoro e non sugli aspetti formali;la razionalizzazione nell’uso delle risorse e l’aumento della produttività, quindi risparmio in termini di costi e miglioramento dei servizi offerti;la promozione dell’uso delle tecnologie digitali più innovative e l’utilizzo dello smart-working come leva per la trasformazione digitale e per lo sviluppo delle conoscenze digitali;il rafforzamento dei sistemi di misurazione e valutazione delle performance basate sui risultati e sui livelli di servizio.l’abbattimento delle differenze di genere; la valorizzazione del patrimonio immobiliare delle PA, grazie al fatto che vengono reinventati gli spazi, ad esempio attraverso postazioni di coworking. Insomma, lo smart-working è una leva di cambiamento per le PA e i suoi lavoratori, promuove la collaborazione, la programmazione, la gestione e i risultati. Mette al centro le persone, e soprattutto aumenta il grado di fiducia tra lavoratori ed amministrazione.Lo smart-working impatta poi anche sui temi della sostenibilità e, in questo caso, è più immediato l’accostamento al telelavoro(2), che già consentiva, ad esempio, risparmi nei consumi elettrici all’interno degli uffici e una riduzione nelle emissioni di CO2 grazie alla diminuzione del traffico legato agli spostamenti per raggiungere il posto di lavoro.La Giunta Regionale dell’Emilia Romagna – avanguardista indiscussa sul tema – si è già mossa anche questa volta in questa direzione. Infatti con delibera n. 261 del 30 marzo 2020 ha approvato il “Bando per la presentazione delle domande di contributo per l’avvio e il consolidamento dei progetti di Smart-Working” che finanzia le spese effettuate dal 1 gennaio 2020 per: Spese per affidamento di servizi di supporto allo sviluppo del processo di Smart Working; Spese per affidamento di servizi di formazione connesse allo Smart Working;Apparati per l’integrazione con soluzioni cloud e/o datacenter Lepida comprensive di canoni di manutenzione triennali;Apparati per il potenziamento di rete e firewall comprensive di spese di installazione Virtualizzazione di applicazioni;Aggiornamento e/o potenziamento antivirus e antimalware Attivazione accessi VPN; Migrazione su piattaforme di collaborazione e videoconferenza Migrazione su servizi in Cloud e/o Datacenter Lepida;Migrazione dei servizi applicativi su piattaforme di virtualizzazione Aggiornamento dei servizi di sicurezza;

Nella “Fase 2″ ovvero nel periodo post-Coronavirus sicuramente le interazioni risulteranno modificate. Si useranno sempre di più strumenti di videoconferenza, ci sarà maggior condivisione di informazioni, i documenti nativi digitali saranno esponenzialmente aumentati. Certamente servirà anche uno sforzo del sistema-paese sulla banda ultra-larga, la cosiddetta dorsale della BUL, che dovrà essere certamente potenziata. Le soluzioni digitali di tutta la catena dell’informazione e di gestione dei workflow, in piena sicurezza e compliance normativa saranno alla base.E così lo smart-working –  “esploso” per necessità,  potrà trasformarsi nella più grande opportunità per la PA di scrivere una pagina nuova nella direzione del cambiamento, conducendola nella direzione della semplicità e della vicinanza ai suoi utenti finali – costituendo un tassello fondamentale del più ampio percorso di trasformazione digitale e rappresenta, in questa accezione, un possibile elemento di resilienza nel medio periodo, per superare le incertezze a breve termine.Nel prossimo futuro, considerata l’esperienza più che positiva dell’impatto dello smart-working nella PA, vedremo affermarsi quasi sicuramente un modello ibrido, che unisce giorni in smart-working e giorni di lavoro in sede come già previsto in molte Pubbliche Amministrazioni nei vari Documenti Programmatici(3) al fine di procedere ad un graduale inserimento di questo potente strumento.Per consentire alla PA di raggiungere traguardi di eccellenza sarà decisivo individuare con estrema attenzione gli attori protagonisti del cambiamento. Sarà essenziale la capacità di saper interpretare il profondo cambiamento e, non di meno, quella di conoscere e decifrare, semplificandola, la complessità della macchina amministrativa.La via è tracciata, ma il percorso è tutto da scrivere.

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NOTE

(1) Dati forniti da una stima dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano;

(2) La premessa deve essere chiara e netta: lo smart-working non è telelavoro. Spesso si tende ancora a fare confusione e a sovrapporre queste due modalità di gestione del rapporto lavorativo, ma la differenza è sostanziale. Sono passati più di 20 anni dalla legge che prevedeva per le amministrazioni pubbliche la possibilità di avvalersi di forme di lavoro a distanza. Parliamo della legge n. 191 del 1998 che all’art. 1 comma 1 recita: Allo scopo di razionalizzare l’organizzazione del lavoro e di realizzare economie di gestione attraverso l’impiego flessibile delle risorse umane, le amministrazioni pubbliche di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, possono avvalersi di forme di lavoro a distanza. A tal fine, possono installare, nell’ambito delle proprie disponibilità di bilancio, apparecchiature informatiche e collegamenti telefonici e telematici necessari e possono autorizzare i propri dipendenti ad effettuare, a parità di salario, la prestazione lavorativa in luogo diverso dalla sede di lavoro, previa determinazione delle modalità per la verifica dell’adempimento della prestazione lavorativa). Le concrete modalità attuative sono poi state dettate dal D.P.R. n. 70 del 1999 “Regolamento recante disciplina del telelavoro nelle pubbliche amministrazioni, a norma dell’articolo 4, comma 3, della legge 16 giugno 1998, n. 191”. Il telelavoro viene definito come quella forma di lavoro svolto a distanza, ovvero al di fuori dell’azienda e degli altri luoghi in cui tradizionalmente viene prestata l’attività lavorativa ma, al contempo, funzionalmente e strutturalmente collegato ad essa grazie all’ausilio di strumenti di comunicazione informatici e telematici. Vengono stabilite linee guida su uso della postazione, modalità di connessione e di autenticazione ai sistemi, comunicazioni tra uffici e, dove previsto, utilizzo della firma digitale.

(3) 28% di amministrazioni già oltre la prima sperimentazione, quindi in una fase di sviluppo dei progetti di lavoro agile; un 31% con sperimentazioni in corso; un 41% in fase di avvio delle sperimentazioni – dati sullo stato di avanzamento del Lavoro agile nella PA, diffusi nell’ambito del progetto “Lavoro agile per il futuro della PA – Pratiche innovative per la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro“, finanziato dai Fondi Strutturali europei e in particolare dal Programma Operativo Nazionale (PON) Governance e Capacità Istituzionale 2014-2020, di cui di cui il Dipartimento Pari Opportunità è beneficiario e il Dipartimento della Funzione Pubblica, Organismo Intermedio.

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