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Ulteriori compiti del Responsabile per la Protezione dei Dati

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Pubblichiamo la risposta del Garante della Privacy sugli ulteriori compiti che possono essere assegnati al Responsabile della Protezione dei dati (RPD).

Quali sono gli ulteriori compiti e funzioni che possono essere assegnati a un RPD?

Il RGPD consente l’assegnazione al RPD di ulteriori compiti e funzioni, a condizione che non diano adito a un conflitto di interessi (art. 38, par. 6e che consentano al RPD di avere a disposizione il tempo sufficiente per l’espletamento dei compiti previsti dal RGPD (art. 38, par. 2).

A seconda della natura dei trattamenti e delle attività e dimensioni della struttura del titolare o del responsabile, le eventuali ulteriori incombenze attribuite al RPD non dovrebbero pertanto sottrarre allo stesso il tempo necessario per adempiere alle relative responsabilità.

In linea di principio, è quindi ragionevole che negli enti pubblici di grandi dimensioni, con trattamenti di dati personali di particolare complessità e sensibilità, non vengano assegnate al RPD ulteriori responsabilità (si pensi, ad esempio, alle amministrazioni centrali, alle agenzie, agli istituti previdenziali, nonché alle regioni e alle asl). In tale quadro, ad esempio, avuto riguardo, caso per caso, alla specifica struttura organizzativa, alla dimensione e alle attività del singolo titolare o responsabile, l’attribuzione delle funzioni di RPD  al responsabile per la prevenzione della corruzione e per la trasparenza, considerata la molteplicità degli adempimenti che incombono su tale figura, potrebbe rischiare di creare un cumulo di impegni tali da incidere negativamente sull’effettività dello svolgimento dei compiti  che il RGPD attribuisce al RPD.

Rispetto all’assenza di conflitto di interessi, occorre inoltre valutare se, come indicato nelle Linee guida, le eventuali ulteriori funzioni assegnate non comportino la definizione di finalità e modalità del trattamento dei dati. Ciò significa che, a grandi linee, in ambito pubblico, oltre ai ruoli manageriali di vertice, possono sussistere situazioni di conflitto di interesse rispetto a figure apicali dell’amministrazione investite di capacità decisionali in ordine alle finalità e ai mezzi del trattamento di dati personali posto in essere dall’ente pubblico, ivi compreso, ad esempio, il responsabile dei Sistemi informativi (chiamato ad individuare le misure di sicurezza necessarie), ovvero quello dell’Ufficio di statistica (deputato a definire le caratteristiche e le metodologie del trattamento dei dati personali utilizzati a fini statistici).

Riguardo agli ulteriori compiti e funzioni in capo al RPD, particolare attenzione andrebbe infine prestata nei casi di unico RPD tra molteplici autorità pubbliche e organismi pubblici, nonché nei casi di RPD esterno, in quanto questi potrebbe svolgere ulteriori compiti che comportano situazioni di conflitto di interesse oppure non essere in grado di adempiere in modo efficiente alle sue funzioni. In questi casi, nell’atto di designazione o nel contratto di servizio il RPD dovrà fornire opportune garanzie per favorire efficienza e correttezza e prevenire conflitti di interesse.

CONSULTA le Linee guida sul RPD

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del 17 Gennaio 2018
a cura del Dott. Maurizio Lucca

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